Frente 03
Controles e pontos
de conferência
A planilha que existe há anos, que todo mundo usa e ninguém sabe explicar. Cinco respostas transformam esse arquivo em um controle que a empresa possui.
O cabeçalho que todo controle passa a ter
Cinco linhas fixas no topo do arquivo, preenchidas uma única vez. Quem abre a planilha em qualquer mês seguinte descobre em segundos se está no lugar certo e a quem recorrer.
Controle: Conciliação bancária — conta movimento
Serve para: fechar o saldo do mês antes do envio ao contador
Origem do dado: extrato OFX do banco + relatório de baixas do sistema
Responsável: Analista financeiro — nome da pessoa
Conferência: todo D+3, contra o razão; tolerância de R$ 0,00
Se não bater: verificar tarifas e lançamentos em trânsito; acima de R$ 500, avisar a controladoria
Sobre tolerância
É o campo que mais gera discussão e o mais útil. Sem tolerância escrita, cada pessoa decide na hora se uma diferença de dois reais importa — e a decisão muda conforme o dia e o humor.
Definir tolerância não é relaxar o controle: é declarar em que ponto vale a pena gastar tempo procurando. Em conciliação bancária costuma ser zero. Em contagem de estoque de material de consumo, quase nunca é.
O número sai de uma conversa com quem responde pelo setor, não de uma referência de mercado.
O que encontramos na primeira varredura
Achado 01
Planilha órfã
Atualizada todo mês por hábito, sem ninguém consumindo o resultado. Em geral sobrou de um relatório que a diretoria pediu uma vez, em 2019.
Achado 02
Fórmula quebrada
Uma célula referenciando uma aba apagada. O número sai errado há meses e ninguém percebeu porque ninguém confere contra outra fonte.
Achado 03
Cópia paralela
Duas versões do mesmo controle em máquinas diferentes, ambas atualizadas, divergentes desde algum ponto do ano passado.
Achado 04
Conferência de fachada
Existe um campo "conferido por" preenchido sempre pela mesma pessoa, no mesmo minuto do envio. A conferência virou assinatura.
Nenhum desses achados é apresentado como falha de alguém. São consequências previsíveis de um controle que cresceu sem documentação — e é isso que o relatório diz, com essas palavras.
Comece pelo controle que mais gente usa
Costuma ser o de maior alcance e o que ninguém tem coragem de mexer sozinho.