Frente principal
Financeiro, fiscal
e suprimentos
As rotinas com prazo externo — as que não perdoam atraso e por isso não podem depender de uma pessoa lembrar da ordem certa.
Grupo 01
Financeiro
Contas a pagar
Recebimento da nota, conferência contra pedido, aprovação por alçada, agendamento e comprovante arquivado.
Contas a receber
Emissão, envio ao cliente, baixa, régua de cobrança e o momento em que o caso sobe para a gerência.
Conciliação bancária
Origem do extrato, o que se compara com o quê, tolerância aceitável e o caminho quando a diferença persiste.
Fluxo de caixa
Quem atualiza, com que frequência, de onde vêm as projeções e quem lê o resultado.
Grupo 02
Fiscal
Envio ao contador
O pacote que sai todo mês: quais arquivos, em qual formato, até que dia e quem confere antes de enviar.
Obrigações com prazo
Calendário próprio, responsável nomeado e o aviso que dispara com antecedência — não no dia.
Notas de entrada e saída
Conferência de dados, tratamento de devolução e o que fazer quando a nota chega com erro do fornecedor.
Guarda de documentos
Onde fica cada tipo, por quanto tempo e quem tem acesso. Costuma ser o item mais bagunçado do setor.
Grupo 03
Suprimentos
Requisição e aprovação
Quem pode pedir, até que valor decide sozinho e o que exige três orçamentos.
Cadastro de fornecedor
Documentos exigidos, quem valida e como se registra a condição comercial combinada.
Recebimento
Conferência física contra pedido, tratamento de divergência e a comunicação com quem pagou.
Contratos recorrentes
Vencimentos, reajustes e o alerta de renovação — a rotina mais esquecida de todas.
Não é preciso documentar tudo
Na primeira conversa montamos a lista de rotinas do setor e ordenamos por dois critérios: o que tem prazo externo e o que hoje só uma pessoa consegue tocar. Costuma sobrar entre seis e dez rotinas realmente críticas — e não as trinta que aparecem quando alguém lista tudo.
As demais ficam na lista para depois, com a estimativa de esforço ao lado. Boa parte delas a própria equipe documenta usando o modelo que entregamos.
O fechamento em detalheComece pela rotina que tem prazo e dono único
É a combinação que mais gera risco — e a que dá o resultado mais visível no primeiro mês.